Atbalsta pakalpojumi (Vienotā dokumentu vadības centrs)

10.06.2026. SIA “Ernst & Young Baltic” pētījuma “Valsts pārvaldes iestāžu dokumentu vadības sistēmu un dokumentu pārvaldības procesu detalizēta izpēte un centralizētās DVS turpmākās attīstības un tehniskās specifikācijas izstrādes priekšlikumi” rezultātu prezentācija tiešās pārvaldes iestādēm 

1. Kāds ir projekta mērķis?

Projekta mērķis ir uzlabot dokumentu pārvaldību valsts pārvaldē, ieviešot vienotu, standartizētu un efektīvu dokumentu aprites pieeju, kas nodrošina kvalitatīvāku datu apriti un pārvaldību. 

2. Kāpēc nepieciešama dokumentu pārvaldības centralizācija?

Pašlaik dokumentu pārvaldības procesi iestādēs ir atšķirīgi un sadrumstaloti, kas:

• rada papildu administratīvo slogu,
• apgrūtina efektīvu sadarbību starp iestādēm,
• apgrūtina datu analīzi un lēmumu pieņemšanu. 

Centralizācija palīdz nodrošināt vienotu pieeju un efektīvāku resursu izmantošanu.

3. Vai tiks ieviesta viena konkrēta dokumentu vadības sistēma?

Šobrīd konkrēta DVS nav noteikta. Tiek izvērtētas dažādas alternatīvas, un lēmums tiks pieņemts, balstoties uz papildu analīzi, datiem un iestāžu vajadzībām. 

4. Vai centralizācija ietekmēs esošās iestāžu dokumentu vadības sistēmas?

Iespējams, taču:

• pāreja notiks pakāpeniski,
• tiks izvērtēta esošo risinājumu integrācija ar citā IS,
• tiks ņemta vērā iestāžu specifika un ieguldījumi jau ieviestajos risinājumos. 

5. Kādi ir galvenie ieguvumi no centralizācijas?

Galvenie ieguvumi:

• vienoti dokumentu pārvaldības procesi,
• efektīvāka dokumentu aprite,
• samazināts administratīvais slogs,
• labāka datu analītika un atskaišu iespējas,
• lielāka izmaksu pārskatāmība un budžeta ietaupījums

6. Kādi riski ir saistīti ar centralizāciju?

Galvenie riski:

• integrāciju sarežģītība,
• datu migrācijas izmaksas un riski,
• iestāžu procesu atšķirības,
• organizatoriskās pārmaiņas un darbinieku pielāgošanās.

8. Kā tiks ņemta vērā iestāžu specifika?

Centralizācijas pieeja paredz:

• detalizētu procesu analīzi,
• individuālo vajadzību izvērtēšanu,
• iespēju saglabāt atšķirīgus pamatprocesus, kur tas nepieciešams. 

9. Vai visi procesi tiks standartizēti?

Nē. Plānots  standartizēt atbalsta procesus 

Savukārt, pamatprocesi (iestāžu specifiskie procesi) var palikt atšķirīgi. 

10. Kādi ir galvenie izaicinājumi dokumentu pārvaldībā šobrīd?

Identificētie izaicinājumi:

• sistēmu sadrumstalotība,
• nepilnīga integrācija,
• nepietiekama procesu automatizācija,
• ierobežota datu analītika. 

11. Vai dokumentu migrācija būs obligāta?

Šis jautājums vēl tiek izvērtēts. Iespējamās pieejas:

• pilna migrācija,
• daļēja migrācija,
• paralēla sistēmu uzturēšana pārejas periodā

12. Kādas ir turpmākās darbības pēc pētījuma?

Plānots:

1. Līdz 2026.gada beigām sagatavot konceptuālo ziņojumu,
2. Pakāpeniski ieviest risinājumu atbilstoši Ministru kabineta pieņemtajam lēmumam. 

13. Vai iestādes var iesaistīties projekta izstrādē?

Jā. Iestāžu iesaiste ir būtiska, plānots:

• apkopot iestāžu esošo pieredzi un labo praksi,
• organizēt diskusijas,
• organizēt sadarbība darba grupās.