KOPSAVILKUMS
Laiks: 2-3 h
Nepieciešams: Izmaiņu ieviešanas plāna veidlapa (izdrukāta vai digitāla), dators, papīrs, rakstāmpiederumi
Dalībnieki:
Pārveides projekta vadības grupa, pēc nepieciešamības – citu departamentu darbinieki, institūcijas vadība, pārstāvji no citām institūcijām, ja nepieciešama to iesaiste izmaiņu ieviešanas procesos.
Rezultāts: Izmaiņu ieviešanas plāns ar veicamajām aktivitātēm un termiņiem.
APRAKSTS
Mērķis un pielietojums: pielietojams izmaiņu ieviešanas posma plānošanai, izpildes kontrolei un rezultātu novērtēšanai. Ar rīka palīdzību tiek definēti mērķi, aktivitātes, atbildīgie darbinieki, izpildes termiņi un sasniedzamie rezultāti.
Plānu var izmantot arī, lai plānotu cilvēkresursu pieejamību, novērtētu sagaidāmo izmaiņu ietekmi uz citām institūcijas darbībām. Uz plāna pamata novērtē iespējamās pārveides projekta izmaksas un sagaidāmos ieguvumus, veicot izmaksu-ieguvumu aprēķinu.
Lai plāns būtu integrēts ar citām institūcijas aktivitātēm, to saskaņo ar institūcijas darbības stratēģiju, ikgadējo plānu un citiem plāniem, kas vērsti uz attīstību (piem., IT sistēmas pilnveide).
Realizācijas process:
- Sākotnēji definējiet pārveides projekta mērķus. Tiem jābūt saprotamiem un sasniedzamiem. Nosakot mērķus, jāņem vērā galvenie aspekti: piem, būtiskās zināmās atkarības un ārējās ietekmes; nepieciešamais vadības un IT atbalsts un finanšu nodrošinājums u.c. lietas,
- Mērķu sasniegšanai definējiet veicamās aktivitātes. Nosakiet tām atbildīgo institūciju (ja aktivitāti veic cita institūcija), departamentu un kontaktpersonu, kopīgi ar izpildītājiem vienojieties par aktivitāšu izpildes termiņiem.
- Katrai aktivitātei definējiet sasniedzamo rezultātu. Aktivitāte nevar būt bez rezultāta, tomēr vienai aktivitātei rezultāti var būt vairāki. Rezultātu sasniegšanai jāved uz mērķa izpildi.
- Ja nepieciešams, Izmaiņu ieviešanas plānu Pārveides projekta vadības grupa var papildināt pēc saviem ieskatiem, piemēram, pievienojot papildus kolonnas, lai norādītu nepieciešamos resursus (cilvēkresursus, materiālus vai investīcijas) katrai aktivitātei vai katras aktivitātes izpildi uzraugošie darbinieki.
- Izmantojiet Plānu arī rezultātu novērtēšanas posmā, izvērtējot, vai visas plānotās aktivitātes ir paveiktas noteiktajos termiņos, vai ir sasniegti rezultāti. Papildus iespējams analizēt arī to, cik bieži un kādas izmaiņas tika veiktas sākotnējā plānā.
Jāņem vērā:
Izmaiņu ieviešanas plāns ir instruments, kas ir efektīvs tikai tādā gadījumā, ja tas tiek regulāri pārskatīts un aktualizēts atbilstoši faktiskajai pakalpojuma pārveides projekta gaitai. Pārveides projekta vadības grupa var izmantot arī citus plānošanas rīkus, kas ataino mērķus, aktivitātes, atbildības, termiņus un sasniedzamo rezultātu, tai skaitā digitālus, piemēram, www.openproject.org.
Plānu vēlams uzglabāt visiem iesaistītajiem pieejamā vietā (piemēram, mākoņservisā vai visiem pieejamā projekta failu mapē). Ja aktivitāšu izpildē iesaistīti darbinieki no dažādiem departamentiem vai institūcijām, atbildīgo darbinieku sadaļā var pievienot arī to kontaktinformāciju.
DATNES
Izmaiņu ieviešanas plāna veidlapa .DOCX formātā (neaizpildīta sagatave)
Izmaiņu ieviešanas plāna veidlapa .PDF formātā (neaizpildīta sagatave)
Izmaiņu ieviešanas plāna piemērs .DOCX formātā (aizpildīta sagatave)
Izmaiņu ieviešanas plāna piemērs .PDF formātā (aizpildīta sagatave)