18. jūnijā noslēdzās Vidzemes plānošanas reģiona īstenotais LEAN apmācību cikls, kurā pašvaldību un plānošanas reģiona speciālisti guva vērtīgas zināšanas un prasmes darba procesu efektivizēšanā. Apmācību rezultātā vairākas pašvaldības jau veikušas izmaiņas atsevišķos darba procesos, kas saistīti ar uzņēmējdarbības atbalsta funkcijas īstenošanu, uzlabojot to efektivitāti un kvalitāti.
Apmācību cikls “Procesu optimizēšanas pieeja LEAN uzņēmējdarbības īstenošanā Vidzemes plānošanas reģiona pašvaldībās un reģionā” 3 mācību grupās apvienoja 47 speciālistus, kuri trīs nodarbību laikā apguva gan teorētiskās zināšanas par LEAN metodoloģiju, gan praktiskus risinājumus, kā šo pieeju ieviest ikdienas darbā. Īpašs uzsvars tika likts uz uzņēmējdarbības atbalsta funkcijas uzlabošanu un klientorientētas domāšanas ieviešanu pārvaldē. Katrs dalībnieks saņēma apliecinājumu par mācību apguvi.
"Vidzemes plānošanas reģiona organizētās mācības bija lieliska iespēja atsvaidzināt teorētiskās zināšanas par LEAN principiem un papildināt tās ar reāliem piemēriem no citu organizāciju pieredzes, ieviešot šos principus praksē. Kā liels pienesums bija iespēja pašiem ķerties klāt un risināt efektivitātes izaicinājumus savās pašvaldībās. Šobrīd esam uzsākuši konkrētu risinājumu ieviešanu praksē,'' norādīja Modris Apsītis, Smiltenes novada pašvaldības Attīstības un plānošanas nodaļas vadītājas vietnieks uzņēmējdarbības jautājumos.
Pasākuma dalībnieki būtiski pilnveidoja savas zināšanas un praktiskās iemaņas darba procesu optimizēšanā, apgūstot LEAN filozofijas pamatprincipus un metodes, piemēram, “5 kāpēc”, vērtības plūsmas kartēšanu, un procesu vizualizāciju, lai spētu identificēt un novērst laika un resursu zudumus un analizētu procesu “šauros posmus” (bottleneck), kā rezultātā veidotu efektīvus, lietotāju vajadzībās balstītus, pakalpojumus. Liels uzsvars mācību procesā tika likts uz atbildības kultūras veidošanu un ieviešanu.
Dalībnieki guva ieteikumus efektīvākai darba organizēšanai un komandas sadarbībai, tai skaitā arī sapulču vadībai un komunikācijas uzlabošanai. Iegūtās zināšanas ļaus ne tikai optimizēt ikdienas procesus, samazinot liekās darbības, bet arī paaugstināt darba kvalitāti, uzlabot atbildības sadali, kā arī nodrošināt ātrāku un klientiem saprotamāku pakalpojumu sniegšanu.
Pie pakalpojumu sniegšanas uzlabojumiem un to iespējamajiem risinājumiem strādāja arī Madonas novada pārstāvji, kuriem jau bija gūta pozitīva pieredze ar LEAN pieejas izmantošanu pašvaldību darbā – izveidots vienas pieturas aģentūras princips komersantiem, kas ļauj vienuviet saņemt informāciju par valsts un pašvaldības atbalsta instrumentiem: “Ar vizualizācijas rīkiem, piemēram, procesu kartēm un darba plūsmām ir vieglāk identificēt “pudeles kaklus” un risināt tos sistēmiski. Jau šobrīd Madonas biznesa attīstības centra 3. stāvā ir iespēja vienkopus saņemt informāciju par pašvaldības un valsts institūciju LIAA, Altum, LAD un Madonas novada fonda atbalsta iespējām uzņēmējiem, vai tiem, kas par tādiem vēlās kļūt,” stāsta Monta Ananiča, Madonas novada Centrālās administrācijas Attīstības nodaļas vecākā speciāliste uzņēmējdarbības atbalsta jomā.
Savukārt Alūksnes novada pašvaldībā pēc apmācībām tika saskatītas iespējas uzņēmēju atbalsta dokumentācijas aprites digitalizācijai, tā samazinot kļūdu iespējamību un uzlabojot atbildes sniegšanas ātrumu: “Mācības iedvesmoja vienkāršot procesus un meklēt iespējas, kā mazināt atkārtotas, manuālas darbības. Tas ir būtiski, lai uzņēmēji saņemtu atbildes ātrāk un precīzāk,” uzsver Inese Zīmele-Jauniņa, Alūksnes novada pašvaldības Centrālās administrācijas Īpašumu pārvaldības un attīstības nodaļas vadītāja.
“LEAN nav tikai metožu kopums – tā ir domāšanas un darba kultūras maiņa. Efektivitāte sākas ar sevis un organizācijas spēju kritiski izvērtēt ierastos procesus,” pēc apmācībām ar saviem secinājumiem dalījās Jānis Eglīts, Ogres novada pašvaldības Stratēģiskās plānošanas nodaļas vadītājs.
Viens no galvenajiem secinājumiem, kas caurvija apmācību dalībnieku paustās atziņas – lai pašvaldība kļūtu elastīgāka, ātrāka un iedzīvotājiem draudzīgāka, pārmaiņām jābūt sistemātiskām un atbalstītām arī vadības līmenī. Apmācību dalībnieki vienoti atzīmēja, ka turpmākajos posmos būtu nepieciešams plašāk iesaistīt arī pašvaldību vadītājus un nodrošināt mentoru atbalstu reālajās ieviešanas situācijās.
Dalībnieki, domājot par iespējamām apmācībām nākotnē, uzsvēra vajadzību pēc praktisku metožu vēl padziļinātākas apguves un pielietošanas pašvaldību darbā, piemēriem, situāciju analīzi, Six Sigma u.c. Īpaši būtiski pašvaldību speciālistiem ir stiprināt savas spējas problēmu un mērķu skaidrā formulēšanā, uzlabot analītiskās un komunikācijas prasmes, veicināt sadarbību un vadības kompetences. Tāpat dalībnieki norādīja, ka būtiskas ir datu analīzes, vizualizācijas un pārmaiņu vadības prasmes, kā arī sekot nozares aktualitātēm.
Rudenī katra no pašvaldībām, kā arī Vidzemes plānošanas reģions turpinās apmācību procesu – tiks strādāts ar šajā mācību posmā identificētajām problēmām uzņēmējdarbības atbalsta jomā, saņemot padziļinātas klātienes mācību konsultācijas no LEAN speciālistiem, kas katru no organizācijām apmeklēs klātienē, lai īstenotu mērķtiecīgas un uz rezultātu vērstas izmaiņas.
Par projektu
Apmācības tiek organizētas Eiropas Atveseļošanas fonda projekta 3.1.1.2.i.0/1/22/I/VARAM/001 “Pašvaldību kapacitātes stiprināšana to darbības efektivitātes un kvalitātes uzlabošanai” ietvaros.
Projekta finansējuma saņēmējs un vadošais partneris ir Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrija.
Projekta mērķis ir celt pašvaldību kapacitāti to darbības efektivitātes un kvalitātes uzlabošanai administratīvi teritoriālās reformas kontekstā, lai pašvaldības spētu nodrošināt tām likumos noteikto autonomo funkciju izpildi salīdzināmā kvalitātē un pieejamībā, kā arī spētu sniegt iedzīvotājiem kvalitatīvus pakalpojumus par samērīgām izmaksām atbilstoši aktuālajām demogrāfiskajām tendencēm.
Jautājumiem:
Ieva Dzalbe, projekta koordinatore
ieva.dzalbe@vidzeme.lv
+371 25491165